Mieux s’organiser pour plus d’efficacité !

Cet article est destiné aux professionnels et a pour objectif de vous fournir quelques astuces pour mieux vous organiser, gagner en temps et en efficacité !

Comme nous, vous vous êtes déjà certainement retrouvés submergés de travail et vous vous êtes alors demandés comment faire pour ne plus que ça se reproduise. Personnellement, je me suis souvent posée cette question mais ai longtemps attendu avant de vraiment réfléchir à une solution. Résultat ? Fatigue et impression de ne faire que travailler ! Vous vous sentez concernés ? Alors cet article est fait pour vous !

Quelques astuces pour passer moins de temps sur les rapports

Les rapports écrits peuvent rapidement devenir un problème. Voici quelques astuces pour éviter de perdre trop de temps pendant les rédactions :

1. L’anamnèse

Retaper toute l’anamnèse, quelle plaie ! Surtout que le rapport est souvent destiné aux parents ou à des professionnels qui connaissent déjà la situation. Learning Brain vous propose donc de créer un dossier d’anamnèse où vous pourrez stocker les réponses des parents aux questionnaires que vous leur avez fait remplir et vos notes pendant le premier entretien. Ce dossier est fourni aux parents, en même temps que votre rapport, afin qu’ils puissent le transférer à tout autre professionnel qu’ils consulteraient pour leur enfant. Pas besoin de tout réécrire donc ! Elle est pas belle la vie ?

2. Un fichier Excel qui calcule tout à ma place !

Nombre d’entre vous utilisent peut-être déjà cette astuce mais, pour ceux et celles qui n’y auraient pas pensé, vous pouvez gagner beaucoup de temps en créant un fichier Excel dans lequel vous n’auriez qu’à encoder les résultats de l’enfant et qui vous fournirait vos moyennes, écart-types et autres réjouissances ! La création du fichier peut prendre du temps mais il sera vite rentabilisé !

3. Une trame toute prête

La majorité d’entre vous y ont certainement déjà pensé mais créer une trame complète dans laquelle vous n’aurez plus qu’à insérer les données de l’enfant est un gain de temps très appréciable. Learning Brain vous conseille toutefois de créer une trame « unisexe » dans laquelle vous parlez de « prénom ». Qui est ce prénom ? Eh bien cela peut-être Mathilde ou Théophile, il vous suffira de remplacer les « prénom » par le prénom de l’enfant qui vous occupe. Pour les « nuls » en informatique, rien de plus simple :

  • 1. Cliquez sur « remplacer » dans la barre de tâches en haut à droite.
  • 2. Dans la barre de recherche, tapez « prénom » et dans la barre « remplacer par », tapez le prénom de l’enfant.
  • 3. Cliquez sur « remplacer tout»

Les analyses et conclusions varient bien entendu d’un enfant à l’autre mais cela vous fait déjà gagner pas mal de temps, non ?

Bien se concentrer, le début d’un travail efficace !

1. Pomodoro

Les italiens se demanderont pourquoi je parle de tomate dans cet article mais je parle de cette tomate :

Learning Brain se base ici sur une technique de gestion du temps développée par Francesco Cirillo dans les années 1980. L’idée serait de prévoir des périodes de travail (ou étude pour les ados par exemple) de 25 minutes séparées de courtes pauses. Un pomodoro = 25 minutes de travail et 5 minutes de pause. Vous pouvez, pour cela, utiliser un minuteur. Cela dit, je vous conseille d’utiliser une minuterie sur votre téléphone parce que celle de votre cuisine risque de vous agacer par son « tic tic tic » incessant ! Dès qu’un pomodoro est fini, vous faites une petite croix sur un post-it. Après 4 pomodoro : vous vous octroyez une pause de 15 à 30 minutes. Cela permet de relancer la concentration, d’améliorer la mémorisation et d’augmenter la motivation.

2. Forest

L’appli Forest a été créée pour éviter de regarder son téléphone pendant la période de travail et ce, grâce à son téléphone. What ? Allez, je vous explique : L’idée c’est d’utiliser cette appli quand vous avez besoin de vous concentrer. Vous plantez une petite graine (une fausse bien sûr) ce qui enclenche un chronomètre. La graine se développe pour devenir progressivement un arbre. Mais attention, l’arbre ne finit pas sa maturation si jamais vous touchez à votre téléphone (pour aller espionner Jacqueline sur Instagram ou le voisin sur Facebook, par exemple) ! Vous craquez avant la fin de son développement et il meurt. Cette appli prévoit même un suivi de vos progrès. En effet, une forêt se développe grâce à votre concentration et votre résistance à l’appel du grand méchant téléphone !

Des appli pour bien s’organiser

1. Trello

Trello est un outil de gestion de projet professionnel ou personnel gratuit et téléchargeable sur PC ou Smartphone. Il permet de créer des listes avec des tâches à faire. Pour les personnes qui travaillent en équipe, il permet de centraliser les informations et d’indiquer les tâches à faire, en cours ou terminées, ainsi que les personnes à qui elles ont été assignées.

Plus d’infos ? Nous vous proposons de regarder ce tuto de quelques minutes qui vous permet de comprendre en bref comment cette appli fonctionne :

Regarder le tutoriel

2. Notion

L’appli « Notion » est dans la même veine et a été désignée « coup de cœur » 2020 par la fabrique du net.

Avalez le crapaud !

Learning Brain vous conseille de lire « Avalez le crapaud ! » de Brian Tracy qui a pour objectif d’aider les professionnels à bien gérer leur temps de travail et à éviter la procrastination. Nous avons relevé quelques astuces pour vous.

Tout d’abord, pourquoi ce monsieur a-t-il appelé son livre « avalez le crapaud » ? L’explication est toute simple : « selon un vieil adage, si vous commencez chaque journée en avalant un crapaud vivant, vous aurez la satisfaction de savoir que c’est probablement la pire chose que vous aurez à faire de toute la journée ». Il ne nous conseille pas d’avaler un vrai crapaud au petit dej (pour ceux qui le prendraient à la lettre… sait-on jamais) mais de toujours commencer votre journée par la tâche la plus importante. De plus, il est préférable de remettre à plus tard les tâches de moindre valeur (même si elles sont les plus agréables pour vous) afin d’avoir le temps de réaliser ce qui compte vraiment. C’est ce que Brian Tracy appelle la procrastination créative. En gros, attaquez-vous aux tâches dont vous tirerez un réel grand avantage OU qui risquent d’entrainer de graves conséquences si elles ne sont pas faites. Selon la loi de l’efficacité forcée, « on n’a jamais assez de temps pour tout faire mais on a toujours assez de temps pour faire ce qui importe le plus ».

De plus, Warren Buffet, un homme d’affaire américain faisant partie des hommes les plus riches du monde, a expliqué que le secret de sa réussite c’était de dire « non ! » à tout ce qui ne lui était pas absolument primordial sur le moment. Pas bête, quand on y pense !

Planifier sur papier (ou grâce aux applis que nous vous avons conseillées plus haut) les étapes de votre projet OU les différentes tâches à faire. Planifier ne peut être qu’un gain de temps ! Commencez vos tâches avec l’envie de les terminer, de les avoir réalisées à 100%. Pour vous y aider, établissez des plages horaires et imposez-vous de les suivre. Bryan Tracy conseille de prévoir des périodes assez grandes de travail (1h30) et, si possible, après une pause de quelques minutes, d’enchainer avec une nouvelle plage d’1h30. Concentrez-vous pendant ces périodes en restant « déconnectés » de toutes vos sources de distraction technologiques (téléphone, mails, tablette, réseaux sociaux, …). Et vous pouvez pour cela vous aider de l’appli Forest ou de la technique du Pomodoro, par exemple !

Vous pouvez aussi décider de ne consulter vos mails et messages que 2x/jour (ex : 11h et 15h). En effet, vous savez tous le temps que nous prenons sur nos mails, nos messages et appels téléphoniques… Il suffit d’y jeter un œil pour être happé par nos écrans et se déconnecter totalement de la tâche que nous étions en train de faire.

Brian Tracy conseille de créer des zones de silence/de déconnexion :

  • Eteindre les écrans 1h00 le matin et 1h00 l’après-midi
  • Débrancher toute technologie pendant une journée entière par semaine

En espérant que cet article vous sera utile et fera de vous une version plus efficace du super professionnel que vous êtes déjà !

Si vous avez d’autres idées et astuces à partager avec la communauté Learning Brain, n’hésitez pas à nous contacter !

Nous contacter

Marie Baccus et Laura Bertleff, pour Learning Brain

Sources :